SORMAS est un système qui aide à organiser le travail en fournissant des tâches générales et spécifiques. Lorsque quelqu'un doit identifier les personnes qui ont pu être en contact avec une personne malade, la tâche est assignée à la personne responsable du cas ou du contact. Si personne n'est désignée, la tâche est confiée à une autre personne qui peut aider. Si plusieurs personnes peuvent aider mais que personne n'est désignée, la tâche est attribuée au hasard. Si personne n'est affectée à la zone concernée, la tâche est confiée à la personne qui supervise plusieurs dossiers ou, si elle n'est pas disponible, à une personne qui apporte son aide au niveau national.
Les tâches peuvent être créées pour différents objectifs, tels que les cas, les contacts et les événements, et peuvent également être créées sans objectif spécifique. Différents types de tâches sont disponibles et les utilisateurs peuvent créer leurs propres tâches et en assurer le suivi. Les tâches peuvent être déplacées de SORMAS vers un autre emplacement si nécessaire.
Pour créer une nouvelle tâche, les utilisateurs peuvent accéder à la section "Jobs" et remplir les détails nécessaires, y compris le type de tâche, la date d'échéance et le destinataire. Les tâches peuvent également avoir des niveaux de priorité et être commentées. Les tâches peuvent être modifiées par le personnel approprié et les tâches terminées sont affichées en gris. La gestion des tâches permet aux utilisateurs de visualiser et de filtrer les tâches en fonction de leurs responsabilités. Le système prend également en charge la collaboration au sein de l'équipe, les chefs d'équipe étant en mesure d'assigner des tâches aux membres de l'équipe. Les administrateurs ont la possibilité de modifier plusieurs tâches à la fois.
Les activités de surveillance et les réponses aux épidémies reposent souvent sur la coordination d'équipes multidisciplinaires. Une large classification des personalités ou des rôles des utilisateurs dans une réponse à une épidémie comprend : les informateurs des hôpitaux, les agents de surveillance, les superviseurs de la surveillance (épidémiologiste d'État), les agents de contact, les superviseurs de contact, les agents chargés des cas, les agents de laboratoire, pour n'en citer que quelques-uns. Le module de tâches permet l'attribution et la gestion en temps réel des tâches entre les différents personalités, ce qui améliore l'efficacité globale de la réponse à l'épidémie. La classification ou le contexte d'une tâche peut être général ou associé à une entité (cas, contact, événement).
Répertoire de la Gestion des Taches
- Tâches actives: Tâches que le système charge par défaut chaque fois qu'un utilisateur ouvre le répertoire des tâches.
- Toutes les tâches: Toutes les tâches créées dans SORMAS, quel que soit le rôle de l'utilisateur ou de la personne à qui la tâche est assignée.
- Les tâches archivées: Tâches supprimées de la vue par défaut. L'archivage d'une tâche ne fait que l'empêcher d'être chargée par défaut afin d'améliorer les performances du système. Cette logique similaire s'applique à tous les répertoires de SORMAS.
- Exportation de base: Pour télécharger le répertoire de gestion des tâches avec les variables associées telles qu'elles sont affichées sur la page par défaut.
- Par date ou Par semaine épidémiologique: L'unité de temps utilisée pour filtrer le répertoire de gestion des tâches. Les options possibles sont : "par date" ou "par semaine épidémiologique".
- Créé par: Le nom de l'utilisateur qui a créé la tâche.
- District: Le district responsable de l'entité (cas, contact, événement) à laquelle la tâche est liée
- Entrer dans le mode d'édition en bloc: Une fois activée, cette fonction permet de sélectionner plusieurs tâches et d'exécuter une action unique (suppression) sur toutes ces tâches à la fois.
- Mes tâches: Cela permet de filtrer le répertoire des tâches pour toutes les tâches attribuées à l'utilisateur connecté.
- Nouvelle tâche: Pour créer une nouvelle tâche.
- Tâches des agents: Ceci permet de filtre l'annuaire des tâches pour toutes les tâches assignées aux agents de surveillance.
- Région: Le département responsable de l'entité (cas, contact, événement) à laquelle la tâche est liée.
- Tâche de la semaine épidemologique... et, Tâche à la semaine épidemologique… : Ces deux filtres permettent de sélectionner et d'afficher conjointement les tâches selon une période souhaitée en semaines épidémiologiques. L'activation du filtre "Par semaine épidémiologique" est une condition préalable à l'utilisation de ces filtres.b
- Date de référence de la tâche: Le type de date utilisé pour filtrer l'annuaire des tâches. Il s'agit soit de la date de début suggérée, soit de la date d'échéance suggérée.
Entité Tâche
- Attribuée à: Le nom de l'utilisateur responsable de l'exécution de la tâche donnée.
- Cas associé/contact/événement: Le nom de l'entité (cas, contact, événement) à laquelle la tâche est liée.
- Lien associé: Il dirige l'utilisateur vers les cas, les contacts ou les événements pour lesquels une tâche est assignée.
- Commentaires sur l'exécution: Tous les commentaires des utilisateurs sur l'exécution de la tâche, par exemple les mises à jour, les difficultés rencontrées, les demandes d'éclaircissement, etc.
- Commentaires sur les tâches: Tout commentaire général d'un utilisateur sur une tâche spécifique.
- Date d'échéance: : Date à laquelle une tâche assignée doit être terminée.
- Suggested start: The recommended date by which a newly assigned task should start.
- Contexte de la tâche: Il s'agit de l'entité (dossier, contact, événement) ou des aspects généraux de la réponse à laquelle la tâche est associée.
- Priorité des tâches: Indication de l'urgence avec laquelle une tâche doit être exécutée (élevée, normale, faible).
- Statut de la tâche: L'état de la tâche. Il peut s'agir de l'un des éléments suivants : En attente - tâches en attente d'exécution ; Terminée - tâches achevées ; Supprimée - tâches retirées du système parce qu'elles ont été mises au rebut ; Non exécutable - tâches qu'il n'est pas possible d'exécuter.
- Type de tâche Il s'agit de la catégorie de la tâche et cela inclut : l'enquête sur le cas, l'isolement du cas, la gestion du cas, l'enquête sur le contact, le suivi du contact, la collecte d'échantillons, le transport d'échantillons, l'analyse d'échantillons, la génération de rapports, l'enquête sur l'événement, etc.
